这7个PPT批量操作能救你的命

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不管你信不信,这7个PPT批量操作能救你的命
 

 

随着各大企业对制作 PPT 要求提升,要做出一份让大多数人都满意的 PPT,「懂设计」变得越来越重要。

 

想要有足够多的时间去构思设计方案,那就得学会一些省时省力的批量操作,不在制作环节浪费时间。

 

今天 Jesse 老师就教大家 7 个救命的批量操作,助你又好又快完成工作。

 

 

 

现如今,把内容和形式割裂的「套模板」做法,已经不能满足职场或是一些正式场合的需求——几块钱感冒药都买不到,还能买到职场 PPT 的解药?

 

 

人的精力始终是有限的,所以学会一些批量操作技巧十分重要!

 

 

01  批量添加 Logo
 

 

在职场中制作 PPT,通常需要在页面的右上角等位置添加企业的 Logo,每一页都复制粘贴不但浪费时间,好不容易交稿了,领导一句「我觉得还是放左上角好」,你就傻眼了……这样的时候,你需要利用【母版】来添加Logo。

 

点击【视图-幻灯片母版】进入母版视图,向上拖动左侧滑块显示出最顶端的母版总版式并选中,在右侧编辑窗口插入 Logo 图片:


 

此时可以看到所有的下属版式都被添加上了 Logo,也就是说你新建的页面无论采用哪种版式,都会自动添加 Logo,再也不用你手动复制粘贴了。

 

不过在一套 PPT 中,封面、封底和转场页因为设计整体感较强,Logo 的大小位置往往与普通页不一样,不需要在右上角统一显示 Logo,怎么才能让这些页面例外呢?

 

其实很简单,选中这些页面的版式页,勾选工具栏的【隐藏背景图形】,就可以消除掉这些特定页的 Logo 了:

 

 

 

 

02 批量添加页码

 

对于一些页面比较多的 PPT,有时会有添加页码的需求,Jesse 老师见过有人老老实实在每页右下角插入一个文本框来写页码,其实页码也是可以批量添加的。

 

点击【插入-幻灯片编号】,在弹出的对话框中勾选【幻灯片编号】,点击【全部应用】:

 

 

页面右下角就出现页码编号了:

 

 

如果觉得样式不好看,可以进入【母版视图】,在最顶端的母版页调整页码占位符(右下角的<#>)的字体字号颜色等属性,页面上的页码也会随之改变:

 

 

使用这样的方式来添加页码,还有一个非常大的优势,如果制作完毕需要调整页面之间的顺序,例如要把第二节(10-20页)放到最开始去讲,只需要把这部分 PPT 页面拖到最前面即可,页码会自动重新分配,无需手动修改,可以节约大量的时间和精力。

 

 

 

批量删除手动设置的页码

 

想要批量设置页码,对于新建一个 PPT 来说是非常容易的,但对于修改一个已经手动设置过页码的 PPT 来讲,就必须先手动把旧的页码文本框删除掉。十页、二十页都还好,如果是上百页逐页删除……估计只能选择狗带了。

 

不过还好,利用OK插件,可以解决这一难题。

 

在下面这个案例中,每一页的页码都是单独插入的形状,总共有 100 页。只需要选中其中一页的页码,然后使用OK插件的【一键去除-去同位】功能,所有页面的页码都会在瞬间被删除掉:

 

 

 

 

批量设置字体

 

大家一定都知道,PPT 的字体显示需要系统的字体支持。出于保险起见,很多时候我们都会把 PPT 的字体设置为「微软雅黑」这款系统自带同时又兼顾了美观大方的「安全字体」。

 

但是这款字体却并非 PowerPoint 默认使用的字体,哪怕你把一段文字设置为了「微软雅黑」,新建下一个文本框,字体又变成了「等线」或「宋体」。

 

有没有办法一次性把整个文档的字体设置好呢?

 

当然可以,通过主题设置就能完成这一需求。进入【设计】选项卡,点击右侧的【变体-字体】展开二级菜单,我们可以看到当前默认的字体设置方案名为「Office」,标题字体是「等线 Light」,正文字体是「等线」:

 

 

滚动这个二级菜单到底部,点击【自定义字体】即可新建自己专属的主题字体搭配了,例如 Jesse 老师就喜欢把「微软雅黑」和「微软雅黑 Light」搭配到一起使用:

 

 

命名保存这套方案之后,即便是新建一个 PPT 文档,也能看到它,一键即可把默认的主题字体更改为这套自定义的方案,每次新建文本框再也不用都重新设置字体了。

 

 

 

批量替换字体

 

和处理页码时遇到的情况类似,在修改一份 PPT 时,有时会因为原始 PPT 并未使用主题字体功能、同时标题和正文内容都使用了普通文本框,导致我们无法通过主题字体的设置来更改字体,这个时候就需要用到批量替换字体的功能了。

 

如果原稿中标题和正文的字体有所不同,如标题使用了「方正风雅宋」,而正文使用了「微软雅黑 Light」,现在想要把所有的标题都改为「微软雅黑」,只需要在开始选项卡点击【替换-替换字体】,在弹出的对话框中进行对应字体的替换,所有页面的的标题都会得以更改:

 

 

如果原稿中标题与正文的字体相同,那就只能逐页手动更改字体了——记得在更改完第一页标题之后不要进行其它操作,这样可以在随后页面选中标题文本框后直接按【F4】完成字体更改,有限的提高一点工作效率。

 

 

 

批量导出备注

 

对于学生党来讲,期末的时候如果能拿到一份老师讲课的 PPT 来复习,那可真是再好不过了。可是个别 PPT 制作有一定水准的老师并不会把要点内容全都放到 PPT 页面上,而是把它们放到备注里,这可难倒了不少同学——难道只能逐页复制粘贴到 Word 里再打印出来复习吗?

 

利用OK插件的【备注合并】功能,可以批量将选中页面的备注合并到一起,这样你就可以很方便地将它们整体复制到 Word 里,然后再进行打印就不是什么难事了:

 

 

 

 

批量展示图片

 

因为装机率高以及多样的切换动画效果,PowerPoint 常常被用来制作电子相册,在企业年会上使用。

 

那么,如何才能一次性将数十上百张照片批量插入到 PPT 里进行展示呢?【插入-相册】功能可以帮到你。

 

点击【插入-相册】,在弹出的对话框中点击【文件/磁盘】选择好相册的图片来源:

 

 

点击【插入】后如果有需要再指定一下相册的版式和主题(确定底色、一页几图等),最后点击【创建】,所有图片就按设定:

 

 

全选所有幻灯片,将切换效果设置为【随机】,并勾选自动换片设置换片时间,一套简易的 PPT 相册就制作完成了

 

 

 

 

 

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